Αναμφισβήτητα, οι πρώτες ημέρες και εβδομάδες εργασίας είναι αρκετά κρίσιμες για όλους τους νέους εργαζομένους σας. Εκείνοι είναι απαραίτητο να εξοικειωθούν με την κουλτούρα της επιχείρησής σας, να γνωρίσουν τους ανθρώπους με τους οποίους θα συνεργάζονται τακτικά και να αρχίσουν σιγά σιγά να κατανοούν τις καθημερινές τους ευθύνες και αρμοδιότητες.
Βέβαια, όλα αυτά που περιγράφουμε πραγματοποιούνται σε ένα περιβάλλον – φυσικού – γραφείου, στο οποίο όλοι οι εργαζόμενοι σας έχουν την ευκαιρία να συναντηθούν και να αλληλεπιδράσουν άμεσα.
Αναπτύξτε την remote ομάδα σας μέσα από την CollegeLink!
Όμως, η ταχεία μετάβαση σε συνθήκες εξ αποστάσεως εργασίας – πλήρως ή μερικώς – ως απάντηση στην πανδημία του κορωνοϊού σημαίνει ότι – για τις εταιρείες που εξακολουθούν να προσλαμβάνουν ενεργά υποψηφίους – η διαδικασία του onboarding πραγματοποιείται και εκείνη με τη σειρά της εξ αποστάσεως.
Σε περίπτωση που το ανθρώπινο δυναμικό σας περιλαμβάνει ήδη εξ αποστάσεως εργαζομένους, μπορεί η διαδικασία του onboarding να αποτελεί για εσάς μια εύκολη σχετικά υπόθεση. Όμως, για όλες τις υπόλοιπες επιχειρήσεις η μετάβαση σε αυτή τη νέα πραγματικότητα εξακολουθεί να φαντάζει αρκετά δύσκολη.
Γιατί η διαδικασία του onboarding είναι σημαντική;
Οι εταιρείες που επενδύουν στη διαδικασία του onboarding φαίνεται να αυξάνουν τα ποσοστά της χρονικής παραμονής των εργαζομένων τους κατά 82% και αυτά της παραγωγικότητάς τους κατά 70%. Ωστόσο, σύμφωνα με έρευνα της εταιρείας Gallup, αποδεικνύεται τελικά ότι μόνο το 12% των εργαζομένων συμφωνούν ότι η εταιρεία τους έχει φροντίσει για την ομαλή ενσωμάτωσή τους σε αυτη. Αυτό σημαίνει, δηλαδή, ότι το 88% αυτών πιστεύει ότι οι εταιρείες στις οποίες εργάζονται δεν φροντίζουν για εκείνους στο στάδιο της ενσωμάτωσης.
Μάλιστα, σύμφωνα με την ίδια έρευνα, η διαδικασία του onboarding για τις περισσότερες εταιρείες φαίνεται να χωλαίνει στα εξής σημεία:
- Οι νεοεισαχθέντες εργαζόμενοι δεν έχουν αρκετό χρόνο για προσαρμογή
- Οι προσδοκίες από τους νέους εργαζόμενους δεν είναι πάντοτε ξεκάθαρες ή είναι αρκετές ήδη από τις πρώτες ημέρες εργασίας τους
- Οι εταιρείες αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στα γραφειοκρατικά, παρά στην κοινωνικοποίηση και εγκλιματισμό των νέως εργαζομένων
Πώς μπορείτε, λοιπόν, να υποδεχτείτε θερμά τους νεοεισαχθέντες εργαζομένους σας όταν δεν μπορείτε να βασιστείτε πλέον σε δραστηριότητες της πρώτης ημέρας, όπως περιηγήσεις γραφείου, ομαδικό γεύμα κοκ;
Αξιοποιώντας την απαραίτητη τεχνολογία σε κάθε στάδιο της διαδικασίας
Onboarding
Κατά ένα πολύ μεγάλο ποσοστό, η διαδικασία του εξ αποστάσεως onboarding μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω διαφόρων ηλεκτρονικών πλατφορμών και να φέρει τα ίδια απτά αποτελέσματα παραγωγικότητας με τη φυσική διαδικασία. Ανάμεσα στις πιο πολυχρησιμοποιημένες πλατφόρμες είναι η Rippling και η Click Boarding.
Εκπαίδευση
Η εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού σας – και ιδιαίτερα των νεοπροσληφθέντων εργαζομένων σας – διαδραματίζει ίσως τον πιο σημαντικό ρόλο στην συνολική επιτυχία της εταιρείας σας. Και, υπάρχουν ορισμένα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν αρκετά στο να επιτύχετε μέγιστα αποτελέσματα:
- TalentLMS
- Confluence
Feedback εργαζομένων
Όταν δεν βρίσκεστε στον ίδιο χώρο με τους εργαζομένους σας είναι αρκετά δύσκολο να αντιληφθείτε το επίπεδο συμμετοχής ή ικανοποίησής τους. Ωστόσο, αυτό δε σημαίνει παράλληλα ότι δεν μπορείτε να έχετε μια εικόνα, καθώς εργαλεία όπως το Chimp or Champ μπορούν να σας βοηθήσουν.
Άλλα χρήσιμα εργαλεία:
- BambooHR – HRIS
- Hello Sign, DocuSign – διαχείριση διαδικαστικών εγγράφων
- Slack, Twist, Microsoft teams – κανάλια επικοινωνίας
- Slack, Zoom, Appear.in, Zoho Remotely – κανάλια τηλεδιάσκεψης
- Trello, Asana, Basecamp, Jira, Wrike, Jell, Podio – διανομή εργασιών & project management
- G Suite, Dropbox, Office 365 – διαχείριση αρχείων
- Teamwork, Hubstaff – διαχείριση χρόνου
- Evernote – διαχείριση σημειώσεων
- HelloSign, DocuSign – ηλεκτρονική υπογραφή
- LastPass, 1Password – διαχείριση password
Σχεδιάζοντας και προγραμματίζοντας λεπτομερώς τις δραστηριότητες της πρώτης εβδομάδας
Προετοιμασία welcome kit
Μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στη δημιουργία ενός welcome kit που να περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα για τη διαδικασία του onboarding υλικά όπως:
- τον οδηγό της εταιρικής σας κουλτούρας
- τα στοιχεία σύνδεσης (κωδικοί πρόσβασης, πληροφορίες ασφάλειας κοκ.)
- μια εισαγωγή στα εταιρικά εργαλεία και λογισμικά
- το πρόγραμμα και τους στόχους της εκπαιδευτικής διαδικασίας
- έναν κατάλογο με τα ονόματα των υπόλοιπων εργαζομένων και τα στοιχεία επικοινωνίας τους
Προμηθεύστε κάθε νέο εργαζόμενο σας με την απαραίτητη τεχνολογία και εξοπλισμό
Πριν από την πρώτη ημέρα κάθε νέου μέλους της ομάδας σας, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι διαθέτει τον απαραίτητο εξοπλισμό, προκειμένου να εργαστεί σωστά – χωρίς τεχνικά προβλήματα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστείλετε σε όλα τα νέα μέλη της ομάδας σας έναν φορητό υπολογιστή της επιλογής τους, καθώς και ένα ζευγάρι ακουστικά. Επιπλέον, μπορεί η αποστολή ενός εταιρικού τηλεφώνου να μην είναι πάντα η καλύτερη επιλογή για εσάς, αλλά σε περίπτωση που η συνθήκη της απομακρυσμένης εργασίας παραμείνει η ίδια για αρκετό χρονικό διάστημα, η αποστολή ενός εταιρικού τηλεφώνου είναι από τα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Δημιουργήστε ένα email καλωσορίσματος
Στο συγκεκριμένο email μπορείτε να συμπεριλάβετε όλα τα απαραίτητα για συμπλήρωση έγγραφα – σύμβαση, ασφάλεια κοκ. – αλλά και να επικοινωνήσετε τα εβδομαδιαία tasks και προσδοκίες.
Μοιραστείτε το ιστορικό και τις αξίες της εταιρείας σας
Ακόμη και αν έχετε αναφερθεί αρκετά στην κουλτούρα της εταιρείας σας, να θυμάστε ότι ποτέ δεν είναι αρκετά – ιδιαίτερα για τους εξ αποστάσεως νεοπροσληφθέντες εργαζόμενους σας. Παρέχοντας σε βάθος ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με την ιστορία, την κουλτούρα, τους στόχους και τις προσδοκίες της εταιρείας σας θα καταφέρετε να τους κινητοποιήσετε και να κατανοήσουν σε βάθος γιατί είναι συναρπαστικό το γεγονός ότι εργάζονται για εσάς!
Συστήστε τους νέους εργαζομένους στην υπόλοιπη ομάδα σας
Σε περίπτωση που η δια ζώσης συνάντηση με τους νέους σας εργαζομένους δεν είναι εφικτή, κάντε τους όσο περισσότερο μπορείτε να αισθανθούν ευπρόσδεκτη διοργανώνοντας με την υπόλοιπη ομάδα σας μια τηλεδιάσκεψη καλωσορίσματος για αυτούς.
Προκειμένου να πετύχετε τον ταχύτερο και καλύτερο δυνατό εγκλιματισμό αυτών, μπορείτε – εκτός από τη διοργάνωση τηλεδιάσκεψης – να δρομολογήσετε καθημερινά ομαδικά γεύματα της ομάδας σας μέσω Zoom και, φυσικά, να φροντίσετε για την ύπαρξη κάποιου υποστηρικτικού μέντορα.
Επενδύοντας στην εκπαιδευτική διαδικασία
Για όλους τους νεοπροσληφθέντες εργαζόμενους σας, οι πρώτες εβδομάδες στην εργασία τους είναι παρόμοια με τις πρώτες εβδομάδες επιστροφής των μαθητών στο σχολείο ύστερα από τις καλοκαιρινές διακοπές. Ο εγκέφαλός τους μοιάζει υπερφορτωμένος από τη λήψη όλων των ειδών των πληροφοριών και μπορεί να αισθάνονται εξαιρετικά εξαντλημένοι. Για, αυτό πιστεύουμε σθεναρά ότι ο διαχωρισμός της εκπαιδευτικής διαδικασίας σε μικρότερα, επιμέρους τμήματα μπορεί να αποβεί αρκετά ωφέλιμος τοσο για τους ίδιους τους εργαζομένους σας όσο και για εσάς.
Με λίγα λόγια, δηλαδή, το να έχετε υπερβολικές απαιτήσεις από τους νέους σας εργαζομένους ήδη από τις πρώτες κιόλας ημέρες της εργασίας τους είναι ένα συνηθισμένο λάθος. Αντ΄ αυτού, προσπαθήστε να τους αναθέσετε λιγότερες και μικρότερες σε έκταση εργασίες και παράλληλα συζητήστε μαζί τους τα αποτελέσματα αυτών κατά την ολοκλήρωσή τους. Η μέθοδος αυτή θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε καλύτερη εικόνα για τις δεξιότητες και το επίπεδο κατανόησης των νέων σας εργαζομένων.
Για παράδειγμα, σε περίπτωση που προσλάβατε μόλις έναν νέο εργαζόμενο στη θέση του social media manager, για αρχή θα μπορούσατε να πραγματοποιήσετε μαζί του ένα brainstorming για την ανάπτυξη και τη βελτίωση του περιεχομένου της εταιρείας στα social media. Και, καθ΄ όσο εκείνος εγκλιματίζεται μπορείτε να αρχίσετε να του αναθέτετε περισσότερες εργασίες με συγκεκριμένες προθεσμίες, ώστε να του δώσετε το απαραίτητο feedback.
Αν, λοιπόν, επιλέξετε το δρόμο της διαφάνειας, της αυθεντικότητας και – πάνω απ΄ όλα – της ανθρωπινης προσέγγισης κατά τη διαδικασία του onboarding, δεν πρόκειται να βγείτε χαμένοι. Κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας μπορεί οι νεοπροσληφθέντες εργαζόμενοι σας να μην είναι σε θέση να θυμηθούν όλες τις πληροφορίες που μοιραστήκατε μαζί τους, αλλά σίγουρα θα θυμούνται το πως τους κάνατε να αισθανθούν και αυτό είναι το μεγαλύτερο στοίχημα που οφείλετε να κερδίσετε. Αυτό, εξάλλου, αποτελεί ένα τρανό παράδειγμα της ισχυρής εταιρικής κουλτούρας.