Συνοδευτική επιστολή ή cover letter…
Οποιοδήποτε καπέλο ή τίτλο κι αν βάλουμε σε αυτό το κείμενο, ξέρουμε πολύ καλά ότι συχνά – πυκνά μπορεί να το ακούς και να σε λούζει κρύος ιδρώτας. Τί είναι αυτό; Πώς θα το γράψω; Τι πληροφορίες πρέπει να περιέχει; Χρειάζεται τέλος πάντων;!
Μην αγχώνεσαι πια. Γιατί, σήμερα, θα σου δώσουμε αυτές ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεσαι, ώστε να συντάξεις την πρώτη – ή και επόμενη – συνοδευτική σου επιστολή!
Τι ειναι η συνοδευτική επιστολή;
Προκειμένου να αναπτύξεις σωστά μια συνοδευτική επιστολή, είναι απαραίτητο να καταλάβεις περί τίνος ακριβώς πρόκειται.
Η συνοδευτική επιστολή, λοιπόν, αποτελεί ένα σύντομο κείμενο που μπορεί να συμπληρώσει – και κατ΄ επέκταση να ολοκληρώσει – το βιογραφικό σου. Ένα σύντομο κείμενο που σου επιτρέπει να τονίσεις την καταλληλότητά σου για μια συγκεκριμένη θέση εργασίας, να δείξεις το ενδιαφέρον και τον ενθουσιασμό σου παρέα με κάποια βασικά points της εμπειρίας σου. Ένα σύντομο κείμενο μέσα από το οποίο κάποιος recruiter, manager ή γενικότερα υπεύθυνος προσλήψεων έχει την ευκαιρία να κατανοήσει τον τρόπο σκέψης και την προσωπικότητά σου.
Για αυτό, λοιπόν, πρέπει να διαμορφωθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να απαντάει στα εξής τρία ερωτήματα:
- Γιατί επιθυμείς τη συγκεκριμένη δουλειά;
- Τι έχεις να προσφέρεις στην εταιρεία;
- Γιατί είσαι ιδανικ@ γι’ αυτήν τη θέση;
Γιατί χρειάζεται να στείλεις μια συνοδευτική επιστολή;
Αποδομώντας την έννοια της συνοδευτικής επιστολής ίσως σιγά σιγά να καταλαβαίνεις και γιατί πρέπει να ξεκινήσεις (χθες) τη σύνταξή της…
Προκειμένου, όμως, να πειστείς απόλυτα σχετικά με το γιατί χρειάζεται να στείλεις μια συνοδευτική επιστολή την επόμενη φορά που θα αιτηθείς για μια οποιαδήποτε θέση εργασίας – ανεξάρτητα από το αν το ζητάει η αίτηση ή όχι – θα σου πούμε το εξής: Γιατί είσαι ξεχωριστ@ και πρέπει η αίτησή σου να ξεχωρίσει κι αυτή ανάμεσα στις υπόλοιπες – για αυτό!
Ένα τέτοιο έγγραφο, λοιπόν:
- Επιβεβαιώνει τον ενθουσιασμό σου για τη θέση εργασίας. Οι υπεύθυν@ προσλήψεων θέλουν να δουν ότι ενδιαφέρεσαι πραγματικά για μια θέση στην εταιρεία τους και ότι δεν προωθείς απλά το βιογραφικό σου με την ελπίδα ότι ίσως και να σε προσλάβουν.
- Αποτυπώνει τις γραπτές σου επικοινωνιακές δεξιότητες. Η ικανότητα σου να αποτυπώνεις τις σκέψεις σου ορθά και ξεκάθαρα λειτουργεί υπέρ σου ανεξάρτητα από τη θέση για την οποία υποβάλεις αίτηση.
- Σε ξεχωρίζει αυτόματα από το σύνολο. Εξάλλου, σου υπενθυμίζουμε ότι μόνο το 2% των αιτήσεων για εργασία περνά τον πρώτο γύρο του screening.
- Δείχνει ότι είσαι ενεργητικ@. Περίπου το 70-80% των θέσεων δεν δημοσιεύονται. Εάν κάθεσαι περιμένοντας να εμφανιστεί μια θέση στην εταιρεία των ονείρων σου μπορεί να χάσεις σημαντικές ευκαιρίες. Το να είσαι ενεργ@ μπορεί να αποφέρει μεγάλα αποτελέσματα στην καριέρα σου.
Βέβαια, σε αυτό το σημείο οφείλουμε να σου υπενθυμίσουμε ότι ένα τέτοιο κείμενο δεν ζητείται μόνο σε περιπτώσεις αιτήσεων για εργασία. Αλλά, μπορεί να χρειαστεί να συντάξεις μια συνοδευτική επιστολή για μεταπτυχιακό ή ακόμη και μια συνοδευτική επιστολή για υποτροφία κοκ.
Ποιά είναι η κατάλληλη δομή για μια συνοδευτική επιστολή για εργασία;
Μια συνοδευτική επιστολή για εργασία αποτελείται συνήθως από μια εισαγωγή, κάποιες κύριες παραγράφους και έναν επίλογο. Ενώ, παράλληλα μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να γραφεί και στα αγγλικά…
Πάμε να τα γεμίσουμε παρέα με περιεχόμενο;
1. Εισαγωγή
Στην εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής σου πρέπει:
- Να προσδιορίσεις με σαφήνεια το όνομα της επιχείρησης και τον τίτλο εργασίας (προαιρετικά και αναλόγως αν απευθύνεσαι σε μια συγκεκριμένη αγγελία εργασίας ή απλώς στέλνεις τη συνοδευτική επιστολή για διερευνητικούς λόγους)
- Να εξηγήσεις γιατί ενδιαφέρεσαι για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας ή επιχείρηση. Τι καθιστά την παρούσα εταιρεία ή θέση εργασίας μοναδική και διαφορετική; Πώς συνδέεται το ακαδημαϊκό ή επαγγελματικό σου υπόβαθρο με την εκάστοτε εταιρεία ή θέση εργασίας;
Το όνομα της επιχείρησης και ο τίτλος της θέσης εργασίας είναι απαραίτητο να αναγράφονται στην πρώτη πρόταση της συνοδευτικής επιστολής, καθώς με αυτόν τον τρόπο βοηθάς τ@ν εκάστοτε recruiter να κατηγοριοποιήσει τις διάφορες αιτήσεις που πιθανότατα δέχεται και να σε συνδέσει αυτόματα με τη θέση εργασίας που εσύ επιθυμείς.
Όσον αφορά τη εκδήλωση ενδιαφέροντος, προσπάθησε να εστιάσεις περισσότερο στο γιατί επιθυμείς να εργαστείς για την εκάστοτε εταιρεία/ θέση εργασίας παρά στο γιατί η εταιρεία πρέπει να επιλέξει εσένα. Εξάλλου, είναι αποδεδειγμένο το γεγονός ότι οι καλύτεροι εργαζόμενοι μιας εταιρείας είναι εκείνοι που αισθάνονται συνεπαρμένοι με τη θέση εργασίας τους. Για αυτό, να είσαι συγκεκριμέν@ και μην φοβηθείς να επικοινωνήσεις τον ενθουσιασμό σου.
2. Κύριες Παραγράφοι
Να έχεις κατά νου ότι συχνά οι συνοδευτικές επιστολές διαβάζονται πριν από το βιογραφικό σου σημείωμα και για αυτόν ακριβώς το λόγο η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι ισχυρή από μόνη της και όχι απλά να συμπληρώνει το CV σου. Απόφυγε, λοιπόν, να παρουσιάσεις την συνοδευτική σου επιστολή ως μια ακόμη έκδοση του βιογραφικού σου, αλλά ανάφερε όσα περισσότερα στοιχεία μπορείς, προκειμένου @ εκάστοτε recruiter να κατανοήσει πλήρως το ενδιαφέρον σου, καθώς και το τι σε μετατρέπει σε έναν ιδανικό υποψήφιο. Με ποιόν τρόπο;
- Προσάρμοσε τη συνοδευτική σου επιστολή στα επιθυμητά προσόντα και αρμοδιότητες της περιγραφής της θέσης εργασίας.
- Εμβάθυνε στις τεχνικές λεπτομέρειες της ακαδημαϊκής ή επαγγελματικής σου εμπειρίας. Αντί να αναφέρεις αυθαίρετες πληροφορίες και καθήκοντα της εμπειρίας σου χρησιμοποίησε τουλάχιστον 2-3 παραδείγματα που αποδεικνύουν τις γνώσεις και την εμπειρία σου.
- Ανάφερε παραδείγματα που αποδεικνύουν τόσο τα hard όσο και τα soft skills σου. Συνήθως, οι περιγραφές των θέσεων εργασίας περιλαμβάνουν έναν συνδυασμό αυτών των δεξιοτήτων και για αυτόν ακριβώς το λόγο είναι ιδιαίτερα σημαντικό να αναφέρεις ένα τουλάχιστον παράδειγμα εφαρμογής των hard skills σου και ένα ακόμη παράδειγμα που επιδεικνύει τα soft skills σου – επικοινωνιακές δεξιότητες, ομαδικό πνεύμα, ικανότητες επίλυσης προβλημάτων κοκ.
Κι όσο γράφεις και σβήνεις και γράφεις, να θυμάσαι ότι οι recruiters γνωρίζουν πολύ καλά ότι σπανίως ένας υποψήφιος θα πληροί όλα τα προσόντα που αναγράφονται σε μια αγγελία εργασίας!
Για αυτό, ακόμη και αν σε αυτή αναφέρονται προσόντα και δεξιότητες που δεν διαθέτεις, μπορείς να αναφερθείς σε οποιαδήποτε ακαδημαϊκή ή επαγγελματική εμπειρία σου που μπορεί να είναι σχετική με την αγγελία, αποδεικνύοντας στ@ν recruiter τη διάθεσή σου να αντιμετωπίσεις οποιαδήποτε πρόκληση και να εξοικειωθείς ταχύτατα με οποιαδήποτε νέα δεξιότητα-εργαλείο.
3. Επίλογος
Προτού προχωρήσεις με τη συγγραφή του επιλόγου της συνοδευτικής επιστολής, να θυμάσαι ότι αυτός αποτελεί την τελευταία σας ζαριά – την τελευταία εντύπωση.
Για αυτό, φρόντισε να συμπεριλάβεις τα ακόλουθα:
- Σαφής δήλωση ενδιαφέροντος – Γιατί είσαι κατάλληλ@ για αυτή τη θέση εργασίας;
- Πληροφορίες επικοινωνίας και διαθεσιμότητα για συνέντευξη
- Δήλωση ευχαριστιών – για το χρόνο και την ανάγνωση της επιστολής
- Χαιρετισμός και υπογραφή – (Με εκτίμηση, [Ονοματεπώνυμο])
Τι περιλαμβάνει μια συνοδευτική επιστολή για εργασία;
Έχεις τελειώσει με όλα τα παραπάνω; Μη βιαστείς ακόμη να πατήσεις υποβολή! Γιατί, μια συνοδευτική επιστολή για εργασία πρέπει να έχει check σε όλα τα παρακάτω ποιοτικά και τεχνικά χαρακτηριστικά. Δηλαδή;
Ποιοτικά χαρακτηριστικά
Να θυμάσαι ότι ο σκοπός της επικοινωνίας σου με ένα/μία recruiter είναι επαγγελματικός. Να είσαι φιλικ@, αλλά όχι στα όρια του casual.
Ποιος είναι ο σκοπός της επικοινωνίας σου; Πρέπει να γνωρίζεις τι ακριβώς ζητάς από έναν/μία recruiter (αξιολόγηση βιογραφικού, προγραμματισμός συνέντευξης κτλπ.) και να το αναφέρεις με σαφήνεια.
Βεβαιώσου ότι έχεις αναφέρει σωστά το όνομα της εταιρείας, τον τίτλο της θέσης εργασίας και το όνομα τ@ recruiter. Απόφυγε τις κλισέ φράσεις και έλεγξε τα ορθογραφικά λάθη.
Τα πολλά λόγια είναι φτώχεια. Δεν χρειάζεται να εξιστορήσεις όλες τις λεπτομέρειες του ακαδημαϊκού και επαγγελματικού σου βίου. Μπες κατευθείαν στο ψητό.
Τεχνικά χαρακτηριστικά
Ο τίτλος της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να είναι ίδιος με αυτόν του βιογραφικού σου και να περιλαμβάνει ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας (κινητό τηλέφωνο, email, LinkedIn profile, διεύθυνση και τόπος κατοικίας)
(Ημέρα, Μήνας, Έτος)
Τ@ recruiter ή της επιχείρησης
Σε περίπτωση που το ονοματεπώνυμο τ@ αποστολέα δεν αναφέρεται στην αγγελία εργασίας, κάνε μια έρευνα στο google ή στο Linkedin της εταιρείας. Διαφορετικά αρκέσου σε ένα απλό «Αξιότιμo τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού»
(Τimes New Roman, Helvetica, Garamond, Proxima Nova)
(10-12 pt.)
(left aligned ή justified)
(Με εκτίμηση, [Ονοματεπώνυμο])
Συνοδευτική επιστολή – Υπόδειγμα
Τώρα λοιπόν που έχεις μια εικόνα αναφορικά με το τι πρέπει να περιλαμβάνει μια συνοδευτική επιστολή, ήρθε η ώρα να σου χαρίσουμε απλόχερα έναν μπούσουλα που θα κατευνάσει ολοκληρωτικά ακόμα και το ελάχιστο άγχος μπορεί να σου έχει απομείνει.
Ας υποθέσουμε λοιπόν, ότι η αγγελία της θέσης εργασίας που κέρδισε την καρδιά σου, μοιάζει κάπως έτσι:
Και κάπως έτσι μοιάζει μια συνοδευτική επιστολή που θα κέρδιζε την καρδιά τ@ recruiter:
Συνοπτικά λοιπόν βλέπουμε πώς η εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής αυτής:
- Κάνει ξεκάθαρη αναφορά στη θέση και την εταιρεία
- Διατυπώνει πόσο μεγάλ@ fan της είσαι
- Καθώς και γιατί ταιριάζεις με την κουλτούρα της
Όσον αφορά το κυρίως κείμενο:
- Μας λέει μια ιστορία
- Αναφέρει τεχνολογίες με τις οποίες εργάστηκες, παντρεύοντας τες με τα requirements της θέσης
- Αποδεικνύει για ακόμα μια φορά τι σε καθιστά ξεχωριστό
Τέλος, σχετικά με τον επίλογο:
- Εξηγεί γιατί να σε διαλέξουν και εκδηλώνει με σαφήνεια το ενδιαφέρον σου
- Είναι ευκαιρία να ευχαριστήσεις για το χρόνο και το ενδιαφέρον της εταιρείας και του recruiter
- Μην ξεχάσεις την υπογραφή σου
Συνοδευτική επιστολή για πρακτική άσκηση
Μια καλή συνοδευτική επιστολή για θέση πρακτικής μπορεί να πείσει τον εργοδότη σoυ ότι διαθέτεις τα προσόντα, το κίνητρο και την αποφασιστικότητα για να προσφέρεις και να εξελιχθείς μέσα στην εταιρεία. Και αν στην πορεία το πετύχεις είναι πολύ πιθανό, η πρακτική αυτή να αποτελέσει και την πρώτη μόνιμη θέση εργασίας σου, άρα και την αρχή της καριέρας σου.
Γι’ αυτό και είναι πολύ σημαντικό να δημιουργήσεις από την πρώτη κιόλας στιγμή μια καλή εντύπωση.
Δώσε μεγάλη έμφαση στην εταιρεία
Το πρώτο βήμα είναι να συστήσεις τον εαυτό σου και να εξηγήσεις γιατί ενδιαφέρεσαι για την προκειμένη θέση πρακτικής. Ως φοιτητής/τρια ίσως ενστικτωδώς να επιθυμήσεις να απαριθμήσεις όλα όσα αναμένεις να μάθεις. Όμως οι εταιρείες εστιάζουν περισσότερο στο τι έχεις εσύ να προσφέρεις παρά το αντίστροφο. Ή τουλάχιστον στην αρχή.
Ένας καλός τρόπος να εκφράσεις τον ενθουσιασμό σου, είναι αναδεικνύοντας την ίδια την εταιρεία. Τι την κάνει ξεχωριστή; Είναι το προϊόν της ή ο μοναδικός τρόπος με τον οποίο ανταποκρίνεται σε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα; Γιατί επιλέξες τον συγκεκριμένο φορέα; Απόφυγε να κάνεις γενικεύσεις και μίλα αναφέροντας συγκεκριμένα παραδείγματα. Πάντα φυσικά με μέτρο.
Κάνε αναφορά σε σχετικά project, σεμινάρια και μαθήματα
Σε μια τυπική συνοδευτική επιστολή για εργασία, το επόμενο βήμα θα ήταν να καταγράψεις τη σχετική σου προϋπηρεσία. Όμως, όταν η συνοδευτική επιστολή αφορά θέση πρακτικής το πιθανότερο είναι πως δεν θα διαθέτεις. Και λογικό είναι!
Μην είσαι απολογητικ@
Μην είσαι απολογητικ@ για την έλλειψη εμπειρίας σου. Απόφυγε φράσεις όπως “Παρ’ όλο που βρίσκομαι μόνο στα πρώτα έτη των σπουδών μου…”, “Παρά την περιορισμένη εμπειρία μου…” και προτίμησε εναλλακτικά φράσεις όπως “Ανυπομονώ να εφαρμόσω κάθε θεωρητική μου γνώση πλέον και πρακτικά στον τομέα…”. Δηλαδή, αντί να εστιάσεις στις αδυναμίες σου, ανάδειξε τα δυνατά σου στοιχεία. Φυσικά, επίλεξε συνειδητά τι θα υπερτονίσεις.
Πώς νοιώθεις; Μήπως ξεαγχώθηκες ένα τσικ; Συγκέντρωσε τις σκέψεις σου, ακολούθα μία προς μία την κάθε μας συμβουλή και… ξεκίνα να γράφεις την καλύτερη συνοδευτική επιστολή της ζωής σου. Good luck!