Επικρατεί κοινώς μια εσφαλμένη αντίληψη ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι δεν αντιμετωπίζουν ιδιαίτερες δυσκολίες στην εργασία τους. Αυτή η ιδέα έχει διαστρεβλώσει την αλήθεια που κρύβεται πίσω από τις προκλήσεις που συναντάνε οι εργαζόμενοι αυτοί και όσους διαχειρίζονται το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Εν τω μεταξύ, η απομακρυσμένη εργασία είναι ένα από τα πιο επιτυχημένα είδη απασχόλησης και γίνεται η πιο hot τάση εργασίας του 2018.
Όλο και περισσότερο, οι άνθρωποι ζητούν την ελευθερία και την ευελιξία να εργάζονται από το σπίτι. Η εργασία εξ’ αποστάσεως μπορεί να φαίνεται σαν κάτι που είναι εφικτό μόνο σε τεχνολογικό επίπεδο, αλλά σε καμία περίπτωση δεν περιορίζεται σε αυτό. Μια μελέτη από την Gallup έδειξε ότι και άλλοι κλάδοι ακολουθούν αυτήν την τάση. Όλοι οι τύποι εταιρειών από διαφορετικά μεγέθη και υπόβαθρα επιτρέπουν στο εργατικό δυναμικό τους να έχουν τουλάχιστον την επιλογή να εργάζονται εξ’ αποστάσεως.
Eργασία “Remote”: Πρέπει να την δεχτείτε;
Τα οφέλη της απομακρυσμένης εργασίας
Μελέτες έχουν δείξει ότι δίνοντας την δυνατότητα σε ορισμένους υπαλλήλους να εργάζονται εξ’ αποστάσεως θα μπορούσε να βοηθήσει ακόμη και τα οικονομικά της εταιρείας. Εκτιμάται ότι μία εταιρεία εξοικονόμησε 1.900 δολάρια ανά εργαζόμενο για τους εννέα μήνες που πειραματίστηκαν με την απομακρυσμένη εργασία. Αυτός ο αριθμός περιλαμβάνει εξοικονόμηση κόστους επίπλων, σνακ, χώρου κλπ.
Η έρευνα έχει επίσης δείξει ότι η δυνατότητα εργασίας από το σπίτι μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και να βοηθήσει τους υπαλλήλους να συνεχίσουν να εστιάζουν στα καθήκοντά τους. Οι συναντήσεις, οι περαστικοί από το γραφείο, οι γρήγορες ερωτήσεις, κλπ. είναι μερικοί μόνο από τους περισπασμούς που κάθε ένας από εμάς πρέπει να αντιμετωπίσει στην προσπάθεια μας να κάνουμε την δουλειά μας στο γραφείο. Οι περισπασμοί μειώνονται σημαντικά όταν οι υπάλληλοι δεν είναι στον χώρο του γραφείου και ορισμένοι εργαζόμενοι αισθάνονται πιο παραγωγικοί όταν εργάζονται εξ’ αποστάσεως, μακριά από τις αλληλεπιδράσεις με τους συναδέλφους τους.
Βρείτε τους ιδανικούς για εσάς υποψηφίους εδώ!
Διαχείριση των Προκλήσεων
Όποιο και αν είναι το στυλ της διαχείρισης σας, αν πρόκειται να επιτρέψετε σε μερικούς από τους υπαλλήλους σας να εργάζονται από απόσταση ή το κάνετε ήδη, ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις τεχνικές για να βελτιώσετε την εμπειρία των εργαζομένων γενικότερα:
1) Συμπεριλάβετε τη “Διαχείριση χρόνου” στη σύμβαση του υπαλλήλου σας.
Δεν μπορείτε να επιβλέπετε ακριβώς τι κάνουν οι άνθρωποι στο σπίτι και σίγουρα δεν θέλετε να είστε από αυτούς που εξετάζουν σχολαστικά τους υπαλλήλους σε σημείο που να τους πνίγετε. Γι’ αυτό, μπορείτε να τονίσετε γραπτά τις προσδοκίες σας για τους απομακρυσμένους εργαζομένους. Όταν ένας νέος υπάλληλος προσλαμβάνεται, ορίστε από την αρχή τις απαιτήσεις σας. Είναι απολύτως λογικό να αναφέρετε τις προσδοκίες για τις ώρες εργασίας ανά ημέρα και να ζητήσετε από κάθε υπάλληλο να παραμένει με κάθε τρόπο προσηλωμένος/η, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι απαιτούμενες ώρες εργασίας πληρούνται κάθε μέρα.
Επίσης, προχωρήστε σε λεπτομέρειες προκειμένου να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση: αναφέρετε σημαντικά καθημερινά (και εβδομαδιαία) καθήκοντα, projects και προθεσμίες και συζητήστε από νωρίς τις υποχρεωτικές προγραμματισμένες συναντήσεις. Αυτό θα οδηγήσει σε λιγότερη σύγχυση με τον καιρό, και θα κάνει την απομακρυσμένη εργασία πιο αρμονική.
10 κανόνες επιτυχημένης ανάθεσης αρμοδιοτήτων!
2) Ρυθμίστε τις ώρες εργασίας.
Μόλις ορίσετε τις προσδοκίες, τότε μπορείτε να καθορίσετε τις εργάσιμες ώρες. Πρώτα, όμως, θα χρειαστεί να απαντήσετε σε μερικές ερωτήσεις: Θέλετε οι εργαζόμενοι σας να είναι διαθέσιμοι τις ώρες γραφείου; Είστε σύμφωνοι να καθορίζουν οι ίδιοι τις ώρες τους, αρκεί να είναι διαθέσιμοι για συγκεκριμένες συναντήσεις;
Αν είστε σαφείς σχετικά με τις ώρες και τη διαθεσιμότητα του προσωπικού σας, θα εξασφαλίσετε την αξιοπιστία μεταξύ σας και θα προσθέσετε ένα επίπεδο διαφάνειας μεταξύ της ομάδας σας. Γεγονός απαραίτητο καθώς θα χρειαστεί να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους συχνά.
Μόλις βάλετε ένα σχέδιο σε ισχύ, μια καλή πρακτική είναι να εμπιστευτείτε πλήρως τους υπαλλήλους σας σε ό,τι έχετε συμφωνήσει. Αυτό θα επιτρέψει στους απομακρυσμένους εργαζομένους να αισθάνονται αυτόνομοι και να μεγαλώνουν μέσα στο ρόλο τους. Η ικανότητα ενός υπαλλήλου να τηρεί ένα σχέδιο και να εργάζεται τις ώρες που έχετε συμφωνήσει αποτελεί απόδειξη ότι είναι υπεύθυνοι, πολύτιμοι εργαζόμενοι και αποδεικνύουν ότι είναι τελικά ένα μεγάλο πλεονέκτημα για την εταιρεία.
3) Περιορίστε τις περισπασμούς.
Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια στην διαδικασία αυτή είναι να μάθουμε ποιοι είναι οι παράγοντες που μας κάνουν να χρονοτριβούμε. Ως manager, είναι καλή ιδέα να έχετε ειλικρινείς συνομιλίες με τους υπαλλήλους σας σχετικά με αυτούς τους παράγοντες. Φυσικά, αυτά τα πράγματα διαφέρουν από άτομο σε άτομο, αλλά, για να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα θα πρέπει να γνωρίζεται την φύση τους.
Τέτοιοι παράγοντες μπορεί να είναι το scrolling σε Instagram και Facebook, παρακολούθηση βίντεο σε Youtube ή ηλεκτρονικές αγορές. Ζητώντας απλά από το προσωπικό σας να αποφύγει τέτοιες δραστηριότητες κατά τις ώρες εργασίας δεν αποτελεί και την πιο ρεαλιστική τακτική.
Αντ ‘αυτού, ζητήστε από τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας να αφιερώσουν μέσα στην ημέρα τους κάποιο χρόνο εκτός δουλειάς σε αυτές τις δραστηριότητες. Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι λιγότερο διατεθειμένοι να ενδώσουν σε αυτήν την επιθυμία την ώρα που θα έπρεπε κανονικά να δουλεύουν.
4) Δημιουργήστε συνεργατικούς εικονικούς χώρους.
Όταν η ομάδα σας είναι χωρισμένοι σε απομακρυσμένους και «εσωτερικούς» υπαλλήλους, είναι ζωτικής σημασίας να μην μείνει κανείς αποκλεισμένος. Φροντίστε να περιλαμβάνετε όλα τα μέλη της ομάδας σε κάθε συνάντηση, πάρτι στο γραφείο και οτιδήποτε άλλο σχετίζεται μαζί τους.
Αρκετοί απομακρυσμένοι εργαζόμενοι προτιμούν να χρησιμοποιούν εικονικές αίθουσες συσκέψεων, όπως το Google Hangouts ή το Go-to-Meeting, για να επικοινωνούν κατά τις εβδομαδιαίες συναντήσεις. Μπορείτε επίσης να ορίζετε εβδομαδιαίες ιδιωτικές συσκέψεις για να παραμείνετε και οι δύο πλευρές ενημερωμένες.
Σε συνδυασμό με το εικονικό συνεδριακό περιβάλλον, σημαντική είναι και η ύπαρξη ενός συνεργατικού χώρο όπου θα μπορούν να επικοινωνούν όλοι ελεύθερα μεταξύ τους. Εδώ στο CollegeLink χρησιμοποιούμε το Slack, ένα εργαλείο που βασίζεται σε cloud, το οποίο ευθυγραμμίζεται με την κουλτούρα μας και ανταποκρίνεται στις ανάγκες μας ως οργανισμός. Είτε εργαζόμαστε απομακρυσμένα είτε από το γραφείο, το Slack είναι εκεί όπου πραγματοποιείται το μεγαλύτερο μέρος της εσωτερικής μας επικοινωνίας.
5) Προωθήστε την ισορροπία.
Για τους εξ’ αποστάσεως εργαζομένους, η αποφυγή της υπερκόπωσης και η εύρεση της ισορροπίας είναι το κλειδί για την επιτυχία. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζονται χρόνο για προσωπική φροντίδα ανάμεσα στη δουλειά τους. Για παράδειγμα, η άσκηση, τα ταξίδια, η βόλτα στον ήλιο, η δικτύωση και η κοινωνικοποίηση κάποιο χόμπι είναι όλοι εξαιρετικοί τρόποι να διασφαλιστεί ο διαχωρισμός μεταξύ εργασιακής και προσωπικής ζωής.
Ένας πολύ καλός τρόπος για να γίνει αυτό είναι να δημιουργήσουν ένα δωμάτιο-γραφείο στο σπίτι. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να χωρίζουν τον εργασιακό χώρο από το υπόλοιπο σπίτι. Έχοντας ένα χώρο που είναι αποκλειστικά για εργασία μέσα στο σπίτι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχωρίσουν τους δύο κόσμους. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπάλληλοί σας θα μπορούν να επικεντρώνονται στα καθήκοντά τους χωρίς να αποσπάται η προσοχή τους από στοιχεία της οικίας τους.
Μια άλλη ιδέα είναι να ενθαρρύνετε το προσωπικό σας να εργάζεται περιστασιακά από καφετέριες ή άλλες απομακρυσμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, έρευνες δείχνουν ότι το 1/5 των millennials απολαμβάνει ήδη κανονικά την εργασία από τις καφετέριες, σε σύγκριση με μόλις το 10% των Baby Boomers. Προσπαθήστε να κρατάτε το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό σας σε εξωτερικούς χώρους! Αυτό θα αποτρέψει την εργασία από το να γίνει βαρετή και κουραστική.
Η απομακρυσμένη δουλειά, δεν είναι τάση μόδας.
Όταν η απομακρυσμένη εργασία εφαρμόζεται σωστά, οι εργαζόμενοι μπορούν να είναι πιο ευτυχισμένοι και να αισθάνονται πιο ελεύθεροι στα επαγγέλματά τους. Αυτός ο τύπος ευελιξίας είναι εξαιρετικά ελκυστικός για τα κορυφαία ταλέντα που αναζητούν εργασία και μπορεί να προσελκύσει εργαζόμενους που οι επιχειρήσεις ίσως δεν είχαν πρόσβαση στο παρελθόν. Σύμφωνα με την Gallup, οι απομακρυσμένες εργασίες αυξάνονται: από 39% το 2012 σε 43% το 2016. Και μέχρι το 2020, το κινητό εργατικό δυναμικό αναμένεται να «χτυπήσει» τα τρία τέταρτα των Αμερικανών εργαζομένων.
Ας ελπίσουμε ότι, με τη σωστή καθοδήγηση, οι εταιρείες που σκέφτονται να επιτρέψουν στους εργαζόμενους να εργαστούν από το σπίτι μπορούν να θέσουν σωστές βάσεις ώστε να καταφέρουν την επιτυχία τους.